RESOLUCION No. 1341
(05 de Julio de 2007)
Por la cual se imparten instrucciones para la elaboración y presentación del Informe de Rendición de Cuentas de los Precandidatos y Candidatos a cargos de elección popular avalados por el Partido Liberal Colombiano.
LA DIRECCION NACIONAL LIBERAL
En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias contempladas en el numeral 13 del artículo 32 de los Estatutos del Partido y
CONSIDERANDO
Que de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 109 de la Constitución Nacional, el Estado concurrirá a la financiación de los Partidos y Movimientos Políticos con personería jurídica, de conformidad con la ley.
Que las campañas que adelanten los Partidos y Movimientos con personería jurídica y los grupos significativos de ciudadanos que postulen candidatos serán financiadas con recursos estatales mediante el sistema de reposición por votos depositados.
Que la ley determinará el porcentaje de votación necesario para tener derecho a dicha financiación.
Que también se podrá limitar el monto de los gastos que los Partidos, Movimientos o Candidatos puedan realizar en las campañas electorales, así como la máxima cuantía de las contribuciones privadas, de acuerdo con la ley.
Que los Partidos, Movimientos y Candidatos deberán rendir públicamente cuentas sobre el volumen, origen y destino de sus ingresos.
Que el Consejo Nacional Electoral expidió la Resolución No. 0082 de Febrero 15 de 2007 por la cual se fijan las sumas máximas que pueden invertir los Candidatos en las campañas electorales a Gobernaciones Departamentales, Alcaldías Distritales y Municipales, así como los Precandidatos en las Consultas Populares que realicen las organizaciones políticas para seleccionar Candidatos a Gobernaciones y Alcaldías en las elecciones que se llevarán a cabo en el año 2007.
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Que el Consejo Nacional Electoral expidió la Resolución No. 0139 de Febrero 27 de 2007 por la cual se Fijan las Sumas Máximas de Dinero que Pueden Invertir en su Campaña los Candidatos que se Inscriban Para ser Elegidos a las Asambleas Departamentales, Concejos Municipales y Distritales y Juntas Administradoras Locales para las Elecciones a Realizarse Durante el Año 2007, así como por los Precandidatos en las Consultas Populares que realicen las organizaciones políticas con personería
jurídica para seleccionar los Candidatos a estos mismos cargos.
Que el Consejo Nacional Electoral expidió la Resolución No. 0330 de Mayo 30 de 2007 por la cual se establece el procedimiento para el registro de Libros y presentación de Informes de Ingresos y Gastos de Campañas Electorales y Consultas Populares Internas de los Partidos y Movimientos Políticos con personería jurídica y se dictan otras disposiciones.
Que se hace necesario impartir instrucciones a los Precandidatos y Candidatos avalados por el Partido Liberal Colombiano para la elaboración y presentación de sus respectivos Informes de Ingresos y Egresos.
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO.- Impartir las siguientes instrucciones para la elaboración y presentación de los Informes de Rendición de Cuentas de los candidatos avalados por el Partido Liberal Colombiano para participar en las elecciones a cargos públicos o corporaciones:
Capítulo I
GENERALIDADES Y RECOMENDACIONES
1°. OBJETIVO.- Este Instructivo es una guía de carácter general para la elaboración y
presentación de los Informes de Rendición de Cuentas consagrados en el Acto Legislativo 01 de 2003 que reformó el artículo 109 de la Constitución Nacional.
Los Informes de Rendición de Cuentas o Informes de Ingresos y Egresos de las Campañas de los Precandidatos que participen en las Consultas Populares para la escogencia de los Candidatos a cargos uninominales o plurinominales, así como los Candidatos avalados por el PARTIDO LIBERAL
COLOMBIANO para participar en las elecciones a Gobernadores, Diputados, Alcaldes, Concejales y Juntas Administradoras Locales deberán elaborarse, soportarse y presentarse de conformidad con las instrucciones contenidas en este documento.
Los Precandidatos que participen en las Consultas Populares, los Candidatos avalados y el personal que participe en sus respectivas campañas deberán familiarizarse con:
􀂃 Las normas generales que constituyen el marco jurídico Electoral aplicable en cada caso.
􀂃 Las disposiciones emanadas del Consejo Nacional Electoral.
􀂃 Los Formularios y Anexos establecidos para la Rendición de Cuentas.
􀂃 Las instrucciones particulares que expida el Partido Liberal Colombiano.
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Consulte periódicamente las normas electorales y los Formularios para la Rendición de Cuentas en la siguiente página Web del Consejo Nacional Electoral:
www.cne.gov.co
2°. RESPONSABLES DE LA PRESENTACION DE LOS INFORMES.- Los Precandidatos que
participen en las Consultas Populares y los Candidatos avalados por el Partido Liberal para cualquier cargo de elección popular, con excepción de la Presidencia de la República, son responsables de presentar ante el Partido el Informe de Ingresos y Egresos de sus Campañas individuales, indistintamente de que hayan sido elegidos o no.
PARAGRAFO.- El Representante Legal y el Revisor Fiscal del Partido Liberal Colombiano serán responsables de la presentación de los Informes Consolidados de que trata la Resolución No. 0330 de Mayo 30 de 2007 emanada del Consejo Nacional Electoral.
3°. OPORTUNIDAD Y LUGAR DE PRESENTACION.- Los Precandidatos inscritos para participar
en las Consultas Populares y los Candidatos avalados a cualquiera de las Corporaciones Públicas deberán presentar sus Informes de Rendición de Cuentas ante la Dirección Nacional Liberal en la Sede Principal situada en la Avenida Caracas No. 36-01 en Bogotá D.C., o en la Sede del Directorio Liberal Departamental de su Circunscripción Electoral dentro de los siguientes diez (10) días calendario contados a partir de la fecha de las correspondientes elecciones, los cuales constan de los siguientes documentos:
􀂃 Original y copia del Informe de Rendición de Cuentas con todos sus Anexos en los formatos indicados por el Consejo Nacional Electoral (Formulario 5 A), diligenciado en todas sus partes.
􀂃 Certificación firmada conjuntamente por el Precandidato o el Candidato según el caso y por el respectivo Contador de la Campaña que suscribe el Informe dando fe del cumplimiento de las disposiciones sobre financiación de la campaña, entre ellas las relacionadas con las sumas máximas de las donaciones y contribuciones de los particulares; del cumplimiento de los topes máximos de gastos y del origen lícito de los recursos utilizados.
􀂃 Fotocopias de la Matrícula Profesional del Contador y del Certificado de Antecedentes Disciplinarios con vigencia no mayor a treinta (30) días, expedido por la Junta Central de Contadores.
􀂃 Dictamen del Auditor de la Campaña designado por el Partido.
􀂃 Fotocopias de los Libros registrados para llevar el movimiento de Ingresos y Egresos de la Campaña.
􀂃 Fotocopia de la Constancia del registro del Libro de Ingresos y Egresos.
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PARAGRAFO.- El Partido Liberal Colombiano reportará al Consejo Nacional Electoral - Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales los nombres de los Precandidatos y Candidatos que no presenten oportunamente sus respectivos Informes para efecto de las sanciones previstas en las normas que sean aplicables.
Capítulo II
DE LA PRESENTACION DE LOS INFORMES
4°. PRESENTACION.- Los Informes de Rendición de Cuentas de cada uno de los Precandidatos y Candidatos deberán presentarse conforme se indica a continuación:
􀂃 Los Formularios y Anexos deben presentarse SIEMPRE en ORIGINAL
􀂃 Se pueden utilizar fotocopias de los Formatos pero las Firmas y toda la información deben ser ORIGINALES.
􀂃 Se elaborarán en los Formatos y Anexos establecidos por el Consejo Nacional Electoral.
􀂃 Se deben diligenciar y firmar TODOS los Anexos, aún si el valor total es CERO.
􀂃 Las cifras definitivas del Informe de Rendición de Cuentas deberán tomarse fielmente del Libro de Ingresos y Egresos registrado ante la Autoridad Electoral para tal efecto.
􀂃 En ningún caso el total de Gastos registrados en el Formulario puede ser superior al de los Ingresos.
􀂃 Los Informes y sus Anexos deberán estar suscritos por el Candidato y el Contador de la Campaña.
􀂃 Se deben llenar TODOS los campos de los Anexos (Nombres, cédulas, direcciones,
teléfonos, valores y Números de las Actas, según el caso).
􀂃 Todos los Informes de Rendición de Cuentas deberán estar acompañados de la
Certificación suscrita por el Candidato y el Contador a que se refiere el numeral 3° de este Instructivo.
􀂃 A los Informes deberá adjuntarse copia de la Relación de Ingresos y Gastos efectuados con anterioridad al registro de los Libros, suscrita por el Candidato y el Contador de la Campaña, la cual se presentó ante las Autoridades Electorales al momento de solicitar el registro respectivo y que a su vez sirvió para la incorporación posterior de dichos movimientos.
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􀂃 A TODOS los Informes deberá adjuntarse fotocopia de los Libros de Contabilidad y de la constancia de su registro ante las autoridades electorales.
PARÁGRAFO.- Los Informes Consolidados a que se refieren los Artículos NOVENO y DECIMO
NOVENO de la Resolución No. 0330 de mayo 30 de 2007 del Consejo Nacional Electoral se
presentarán por parte del PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO ante la Organización Electoral
acompañados de los Formularios, Anexos y Dictamen del Revisor Fiscal en la forma y oportunidad que allí se indican.
5°. RECONOCIMIENTO DE GASTOS.- Los gastos realizados antes de los seis (06) meses de la fecha de la elección no serán tenidos en cuenta para efectos de la financiación estatal. Sin embargo, cuando los Candidatos hayan sido seleccionados mediante Consulta Popular, los gastos de campaña reconocidos por las autoridades electorales serán solo aquellos realizados a partir de la fecha en que se conozcan los resultados oficiales de la misma y hasta el día de las elecciones.
Para el caso de las Consultas Populares, los Gastos reconocidos serán los realizados por los Precandidatos desde los tres (03) meses anteriores a la fecha de la Consulta.
6°. MONTO MAXIMO DE CONTRIBUCIONES Y DE GASTOS.- Los Partidos, Movimientos
Políticos y Candidatos, al igual que las organizaciones adscritas a grupos sociales que postulen Candidatos, podrán recibir ayudas o contribuciones económicas de personas naturales o jurídicas.
El monto de las contribuciones y donaciones a las campañas electorales no podrá superar la cuantía máxima de gastos de la respectiva campaña fijada por el Consejo Nacional Electoral.
PARAGRAFO.- Toda donación que una persona jurídica realice a favor de una campaña electoral, deberá contar con autorización expresa de la mitad más uno de los miembros de la junta directiva o de la asamblea general de accionistas o junta de socios, según el caso. De ello se dejará constancia en el Acta respectiva. (Ley 130 de 1994).
7°. GASTOS INSTITUCIONALES DEL PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO.- El Partido podrá
realizar gastos de cualquier naturaleza, de carácter Institucional para el apoyo de las candidaturas o listas avaladas, cuyo valor será prorrateado entre los Candidatos de acuerdo con la estrategia electoral definida por la Dirección Nacional Liberal.
Las sumas así determinadas deberán registrarse por cada Candidato en los Ingresos de su campaña como un “Aporte en Especie valorado a su precio comercial” y en los gastos en el concepto que le corresponda.
La Dirección Nacional Liberal informará lo pertinente a cada Candidato en caso de presentarse este tipo de gastos Institucionales.
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8°. PUBLICACION DE LOS INFORMES.- El PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO deberá publicar
los Informes Consolidados a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha en que el Consejo Nacional Electoral – Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales le comunique el reconocimiento de la correspondiente reposición.
9°. MANEJO DE LOS RECURSOS DE LAS CAMPAÑAS.- Los Candidatos podrán disponer la
apertura de una (01) cuenta corriente en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, a nombre del Candidato, con exclusividad para el manejo de los recursos de su campaña, teniendo en cuenta las instrucciones y requisitos establecidos en la Circular Externa No. 022 del 19 de Abril de 2007 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Capítulo III
DE LA CONTABILIDAD ELECTORAL
10°. LIBROS DE CONTABILIDAD.- Los Candidatos que realicen gastos con ocasión de las
Campañas electorales llevarán un (01) Libro principal de Ingresos y Gastos en el que asentarán en orden cronológico las operaciones relacionadas con sus campañas.
Igualmente llevarán los Libros Auxiliares adicionales que determinen el Contador o el Auditor Interno de la Campaña.
El registro de las operaciones deberá hacerse en forma clasificada atendiendo a los Códigos y Conceptos señalados en los Formularios de Rendición de Cuentas que establezca el Consejo Nacional Electoral.
11°. REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.- Los Precandidatos que participen en las
Consultas Populares y los Candidatos avalados deberán registrar los Libros de Contabilidad de las Campañas Electorales ante la autoridad electoral ante la cual se realiza su inscripción o el de la Lista.
Para el caso de cada uno de los Precandidatos que participen en las Consultas, el registro de los Libros deberá hacerse desde los tres (03) meses anteriores a la fecha de la Consulta y máximo hasta los cuarenta y cinco (45) días anteriores a la fecha de la Consulta.
Para los Candidatos avalados a cualquiera de las Corporaciones Públicas, cada uno deberá registrar su Libro de Ingresos y de Gastos teniendo en cuenta los siguientes casos:
• Cuando los Candidatos se presenten directamente sin recurrir al mecanismo de la Consulta Popular, el registro de los Libros deberá realizarse a partir de los seis (06) meses anteriores a la fecha de las elecciones y máximo hasta el día de la inscripción de la Candidatura.
• Cuando los Candidatos sean seleccionados por el mecanismo de la Consulta Popular, el registro de los Libros deberá hacerse a partir de la fecha en la cual se conozcan los resultados oficiales de la misma y máximo hasta la fecha de inscripción de la Candidatura.
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PARAGRAFO PRIMERO.- En las dos situaciones mencionadas anteriormente, el plazo para el registro de los Libros se puede extender hasta la fecha de modificación de las inscripciones.
PARAGRAFO SEGUNDO.- En el momento del registro de los Libros, los Precandidatos que
participen en las Consultas Populares y los Candidatos avalados deberán presentar una relación detallada de los Ingresos y Gastos efectuados con anterioridad a dicho acto, indicando nombres de los intervinientes, identificación, dirección, teléfono, valor y concepto de la transacción, la cual deberá estar suscrita por el Candidato y el Contador de la campaña, como condición para su reconocimiento y posterior incorporación o asiento en los Libros que se registran, de lo cual se dejará constancia en los mencionados Libros.
PARAGRAFO TRANSITORIO.- Para los Precandidatos que participen en la Consulta Popular a realizarse el 08 de Julio de 2007, el plazo para el registro de los Libros será hasta el 04 de Julio del mismo año.
12°. DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.- En los Libros de Ingresos y
Egresos se deberán relacionar SIEMPRE los nombres e identificación de los intervinientes en las operaciones realizadas, el concepto del Ingreso o del Gasto, la fecha de la operación y su valor. En todos los casos se deben calcular los saldos al final de cada transacción.
PARAGRAFO.- Los soportes contables de Ingresos y de Gastos tales como Recibos de Caja, Comprobantes de Ingresos, Facturas, Comprobantes de Egreso, Actas, Contratos, etc., deben cumplir las Normas Contables y Tributarias vigentes.
13°. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS REGISTROS CONTABLES EN LOS LIBROS
DE INGRESOS Y EGRESOS DE LAS CAMPAÑAS.- Para el registro correcto de las diferentes
operaciones se deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:
• El Libro debe contener los Folios suficientes para asentar todas las transacciones de Ingresos y de Gastos.
• Separe la cantidad de Folios que considere necesarios para el registro del movimiento correspondiente a cada uno de los Códigos del Formulario, tanto para Ingresos como para Egresos. (Por ejemplo: dos folios para el Código 101; uno para el 102; cinco para el 201; tres para el 202, etc.).
• Clasifique y codifique cada uno de los soportes contables de Ingresos y de Egresos.
• Regístrelos cronológicamente en el Folio que les corresponda, sin dejar espacios en blanco que permitan hacer intercalaciones.
• Calcule el saldo al final de cada transacción para conocer permanentemente el valor
acumulado en cada concepto.
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• Una vez concluido el registro de la totalidad de las operaciones haga un resumen del valor acumulado por cada Código o Concepto tanto de Ingresos como de Gastos.
• Traslade al Formulario los valores definitivos de cada Concepto al renglón que le
corresponda.
PARAGRAFO.- La Contabilidad Electoral se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la Contabilidad generalmente aceptados en Colombia, conforme al Decreto 2649 de 1993.
14°. ERRORES QUE NO SE DEBEN COMETER EN LOS LIBROS DE INGRESOS Y EGRESOS.-
Es importante tener en cuenta que los Libros de Ingresos y Egresos son el soporte de las cifras relacionadas en el Formulario de Rendición de Cuentas y que por tanto deben garantizar la autenticidad e integridad de los registros y gozar de plena confiabilidad. Por lo tanto se debe evitar cometer cualquiera de los siguientes errores en su diligenciamiento:
• Alterar el orden o la fecha de las operaciones.
• Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.
• Hacer interlineaciones, raspaduras, correcciones o enmendaduras en los asientos contables.
• Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
En caso de cometer algún error en los registros, solicite al Contador de la Campaña las explicaciones sobre la forma de corregirlos.
15°. TERMINO DE CONSERVACION DE LOS LIBROS Y SOPORTES CONTABLES.- Los libros,
Facturas, Comprobantes de Contabilidad y demás documentos que soporten la información
financiera y contable de las Campañas Electorales, deberán conservarse físicamente en los archivos del Candidato o Responsable por un término mínimo de cinco (05) años, para efecto de la Auditoria Externa señalada en el artículo 49 de la ley 130 de 1994 o de cualquier requerimiento administrativo o judicial a que hubiere lugar.
Con posterioridad a dicho término, los documentos deberán conservarse microfilmados por un término no inferior a diez (10) años. En todo caso deberán cumplirse las normas de conservación de libros y soportes tanto para efectos contables como fiscales.
PARAGRAFO.- Tanto los Precandidatos que participen en las Consultas Populares como los Candidatos avalados deberán informar por escrito la dirección y teléfonos del lugar en el cual conservarán los originales de los Libros de Ingresos y de Gastos, junto con los respectivos soportes contables.
Dichos documentos deberán estar a disposición del PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO y
de cualquier autoridad que los requiera.
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Capítulo IV
DICTAMEN DEL AUDITOR
17°. DESIGNACION DEL AUDITOR.- El Partido Liberal Colombiano podrá designar Auditores
para las Campañas de los Precandidatos que participen en las Consultas Populares o para las Campañas de los Candidatos avalados a cualquiera de las Corporaciones Públicas.
Los Auditores designados serán Contadores Públicos, formarán parte del Sistema de Auditoria Interna de que trata la Resolución No. 3476 de diciembre 22 de 2005 del Consejo Nacional Electoral y deberán dictaminar los Informes de Rendición de Cuentas presentados por los Precandidatos y por los Candidatos.
17°. FUNCIONES DEL AUDITOR.- Además de las funciones previstas en la Ley y demás
disposiciones vigentes, son funciones del Auditor las siguientes:
• Velar porque los recursos aportados por el Estado o los particulares para la financiación de las Campañas Electorales se destinen al cumplimiento de los fines previstos en la ley.
• Velar por el cumplimiento de las disposiciones sobre financiación de las Campañas
Electorales, entre ellas las relacionadas con las sumas máximas de las donaciones y
contribuciones de los particulares y de los gastos máximos de las Campañas Electorales.
• Informar al Consejo Nacional Electoral y al Partido Liberal Colombiano sobre las
irregularidades que se presenten en el manejo de los ingresos y gastos de las Campañas Electorales.
• Elaborar el Dictamen de Auditoria Interna sobre los Ingresos y Gastos de las Campañas Electorales que deben presentar los Precandidatos y los Candidatos ante el Partido Liberal Colombiano.
• Suscribir conjuntamente con el Representante Legal del PARTIDO LIBERAL COLOMBIANO
los Informes Consolidados que se deben presentar ante el Fondo de Campañas.
PARAGRAFO.- Cada Candidato puede designar libremente al Contador Público encargado del manejo contable de la Campaña con sujeción a las normas sobre su financiamiento, pero el Dictamen solo podrá suscribirlo el Auditor designado por el Partido para tal fin.
18°. CONTENIDO DEL DICTAMEN.- El Dictamen deberá contener al menos la siguiente
información:
• Alcance del Dictamen.
• Descripción del origen de los Ingresos y del uso dado a los mismos.
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• Concepto sobre la observancia de las normas legales y reglamentarias relacionadas con la financiación de las Campañas, en particular sobre los montos máximos de las donaciones y contribuciones de los particulares, como de los montos máximos de gastos.
• Concepto sobre el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 20 y 21 de la ley 130 de 1994.
• Concepto sobre cumplimiento de los Principios y Normas de Contabilidad generalmente
aceptados en Colombia.
• Opinión sobre la razonabilidad de las cifras.
PARAGRAFO.- En el dictamen deberán identificarse plenamente:
• Nombre e identificación del Candidato
• Fecha de las elecciones.
• Corporación a la que aspiró (Consulta Popular, Asamblea, Gobernación, Concejo, Alcaldía o Junta Administradora Local).
• Circunscripción Electoral.
• Partido que lo avaló.
ARTÍCULO SEGUNDO.- Los Candidatos avalados por el Partido Liberal Colombiano deberán
cumplir las disposiciones contempladas en la presente Resolución, así como las modificaciones o adiciones que la Dirección Nacional Liberal le introduzca con motivo de la expedición de nuevas normas por parte de las autoridades electorales.
ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
CESAR GAVIRIA TRUJILLO JOSE NOE RIOS MUÑOZ
Director Único Secretario General
JORGE MUÑOZ PINZON
Tesorero General